Vorstandssitzung vorbereiten: Checkliste für die Woche davor

Sieben Tage vorher: Klären, worum es wirklich geht

Die Tagesordnung nennt Themen, nicht Absichten. Bevor Sie Material produzieren, klären Sie, welche Entscheidung am Ende des Termins vorliegen soll. Bei den meisten Punkten ist das eines von vier Dingen: Information zur Kenntnis, Diskussion ohne Beschluss, Beschluss über eine vorbereitete Vorlage, oder Eskalation eines Konflikts.

Diese Unterscheidung bestimmt den Aufwand. Ein Punkt „zur Kenntnis" braucht eine Seite und keine Präsentation. Ein Beschlusspunkt braucht eine Vorlage, die auch ohne Ihre mündliche Erläuterung tragfähig ist — denn Gremienmitglieder lesen sie im Zug, nicht neben Ihnen.

• Welche Beschlüsse stehen formal an, und wer hat sie beantragt?
• Welche Punkte sind aus der letzten Sitzung offen geblieben? Offene Punkte sind der häufigste Anlass für unangenehme Rückfragen.
• Gibt es Themen, die zwischen zwei Teilnehmern strittig sind? Dann ist Ihre Vorlage Teil eines Konflikts, ob Sie wollen oder nicht.
• Welche Zahlen werden zitiert werden, und stimmen sie mit dem letzten offiziellen Bericht überein?

Fünf Tage vorher: Wissen, wer im Raum sitzt

In größeren Gremien und bei wechselnden Besetzungen ist es normal, dass Sie einen Teil der Anwesenden nicht kennen. Das ist kein Versäumnis, sondern die Regel — problematisch wird es nur, wenn Sie es unvorbereitet bleiben lassen. Drei Dinge reichen pro Person: aktuelle Rolle, beruflicher Hintergrund, und woran diese Person gemessen wird.

Der letzte Punkt ist der wichtigste und wird am häufigsten übersprungen. Ein Aufsichtsratsmitglied mit Finanzhintergrund fragt nach anderen Dingen als eines mit operativer Vergangenheit. Wer aus einem Investor kommt, denkt in Exit-Horizonten. Wer aus dem Betriebsrat kommt, denkt in Beschäftigungswirkung. Dieselbe Vorlage wird von diesen drei Personen unterschiedlich gelesen.

Drei Tage vorher: Die Vorlage schreiben, nicht die Präsentation

Gremien entscheiden auf Basis von Text, nicht von Folien. Eine tragfähige Vorlage beantwortet in der ersten halben Seite: Was wird entschieden, was kostet es, was passiert, wenn nicht entschieden wird. Alles danach ist Begründung.

1. Beschlussvorschlag im Wortlaut, so wie er ins Protokoll soll.
2. Ausgangslage in maximal fünf Sätzen, ohne Vorgeschichte, die alle kennen.
3. Die zwei ernsthaft geprüften Alternativen — und warum sie nicht empfohlen werden. Eine Vorlage ohne Alternativen wirkt wie eine Vorlage ohne Prüfung.
4. Finanzielle Wirkung mit Zeitachse, getrennt nach Einmaleffekt und laufender Wirkung.
5. Risiken, die Sie selbst benennen, bevor jemand anders sie findet.

Der Punkt mit den selbst benannten Risiken kostet Überwindung und zahlt sich verlässlich aus. Ein Risiko, das Sie nennen, ist ein Zeichen von Kontrolle. Dasselbe Risiko, von einem Gremienmitglied gefunden, ist ein Zeichen von Lücken in Ihrer Analyse.

Ein Tag vorher: Die drei unangenehmen Fragen

Setzen Sie sich hin und formulieren Sie die drei Fragen, die Sie am wenigsten hören wollen. Nicht die naheliegenden — die haben Sie ohnehin bedacht — sondern die, bei denen Ihre Antwort dünn ist. Meist sind es Fragen nach Annahmen: Warum diese Wachstumsannahme, warum dieser Zeitplan, warum dieser Anbieter.

Für jede der drei Fragen brauchen Sie eine Antwort in zwei Sätzen und einen Belegpunkt. Wenn Sie eine Antwort nur in fünf Sätzen hinbekommen, ist die Position noch nicht durchdacht. Wenn Sie keinen Belegpunkt haben, sagen Sie das im Termin offen — „das ist eine Annahme, die wir bis Q3 validieren" ist eine tragfähige Antwort, eine erfundene Zahl nicht.

Die letzte halbe Stunde: Namen und Gesichter

Kurz vor dem Termin hilft keine weitere inhaltliche Vorbereitung mehr. Was hilft: die Teilnehmerliste noch einmal durchgehen und pro Person einen Satz parat haben, der zeigt, dass Sie wissen, mit wem Sie sprechen. Das ist keine Anbiederung, sondern schlichte Professionalität — und es entscheidet, ob die Diskussion in den ersten fünf Minuten in Ihre Richtung läuft.

Wenn die Gästeliste kurzfristig gewachsen ist und Sie mehrere Namen nicht einordnen können, ist genau das der Moment, in dem ein vorbereitetes Briefing pro Person den Unterschied macht — mit Foto, damit Sie die Personen im Raum auch zuordnen können.